出荷ミスを防止するバーコードリーダー

 バーコードリーダーバナー

発送代行を行う物流会社では、出荷時の誤出荷は梱包サービスを提供する中での、ひとつの生命線です。

弊社は、スタッフを縦割り(業務ごとに振り分け)でのマネジメントでなく、スタッフ全員が営業所全体の業務をフォローできるようにしております。なので、クライアント様の発送量が日々、増減しても対応可能なのが強みなのですが、出荷量に対してスタッフの人数が不足することも年間を通じて日常的です。

そんなときは、不足スタッフの補充を臨時的に、派遣スタッフさんで対応をいたします。

派遣スタッフさんは、業務をやり慣れていないので、誤出荷が起きやすくなります。

それでは、弊社ではどのように誤出荷を防いでいるかを、説明したいと思います。

キーエンス製のバーコードリーダーを利用しておりますが、キーエンス様の営業担当からも「使い方や利用の仕方が上手い」なんて褒めていただけてます。

もしかしたら、同業他社さん必見かも知れません。

説明する内容は

  1. クレームを防ぐ(出荷ミス)、最後の砦。
  2. 二重チェックの必要性
  3. ”いつやるか”が大事/現場の作業の流れ
  4. 入庫〜出荷までのログデータの重要性
  5. パートスタッフでも簡単に使いこなせる
  6. 意外と簡単、キーエンス製リーダーのしくみづくり

になります。

 

1)クレームを防ぐ最後の砦


日々の業務の量に対応して、フレキシブルなスタッフの対応を行おうとすると、リスクとして考えられるのが誤出荷によるクレームです。

弊社の強みのひとつに、 「大量出荷の対応に強い」があります。

なぜ?強いかというと、現場のマネジメントのやり方が営業所全体の業務量をみて、日々のスタッフの配置を考えるからです。

こんな風に現場の仕事量によるスタッフの配置変動を頻繁に行っていると、どうしても誤出荷によるクレームが発生しやすくなります。

そこで、最終的にバーコードリーダーによる機械的な検品を行っています。

弊社のような物流会社の作業現場では、トータルピッキングというものがあります。

トータルピッキングとは、ある一定量の発送業務に必要な商品アイテム、個数をあらかじめ用意することです。

これを行えば、ある一定量の発送業務が終了したときに、トータルピッキングでの用意した商品がすべて0になれば、その作業は間違いなく行われたと判断するためのものです。

この方法は、物流会社の作業現場では、よく取り入れられる方法なのですが、デメリットが実はあるのです。

デメリットは、トータルピッキングにかかる時間とトータルピッキングの精度

トータルピッキングには、実は時間が結構かかるのです。なぜ?かというと、このトータルピッキングの商品と数量が最初に間違えていると、いくら正確に個別のピッキングを行っても、最終的に商品の不足や余りが起きてしまうからです。だから、現場のスタッフはかなり慎重に時間をかけて行うのです。新人のスタッフさんなら特に時間がかかります。

トータルピッキングをきちんと行い、個々の出荷ピッキングを正確に行えば、用意した必要な商品は0になります。しかし、この後が問題なのです。

ピッキングが終了して用意した商品が0になったとしても、梱包を行うときに送り状を貼り間違えたとしたらクレームになります。そうすると、ここで送り状の確認という手間が生じます。

物流の現場では、手間が生じて注意する項目が増えれば増えるほど、現場スタッフは間違いを起こし易くなります。なるべく手間を軽減して、出荷ミスを防ぐにはどのようにしたら良いか。

弊社では、出荷時の検品作業をバーコードリーダーで行うことで、トータルピッキングの作業を廃除しました。

作業の流れとしては、

@帳票作成 A帳票セット(ピッキングリスト、納品書、送り状、その他) Bバーコードリーダーセット 

Cピッキング D目視検品 Eバーコードチェック F梱包 Gチェックログ返信 H作業確認(返信ログにて) I発送

となります。

注目すべきなのは、DとEで続けてチェックを入れているところです。

人の目視検品とバーコード検品の2重チェックとなってます。

 

2)二重チェックの必要性


トータルピッキングの手間を軽減しても、最終的なバーコードスキャンだけでは、効率的かつ正確な発送作業にはなりません。

例えばバーコードスキャン時に、間違っている商品がある場合のスキャンのとき。

スキャンした商品にエラーがでた場合は、ピッキングリストを見直しながら、違う商品の特定をする必要があります。ピッキングした商品が1点や2点なら判断し易いのですが、数点あると違う商品の特定に時間がかかってしまいます。

目視検品画像1.jpgあくまでバーコードスキャンは、作業の結果が正しいかどうかの判断をしてもらうものです。「正しいですよ」を機械に判断してもらい、現場の作業スタッフが、「この作業は間違いがない」と安心をして、次の作業に不安を抱えない状態で取り組むためのものです。

バーコードスキャンを、そんな位置づけにしているので、ピッキング後の目視検品は必要なのです。

目視検品であれば、個々に丁寧に確認をしていくので、間違いによる発見の判断スピードが速いのです。

しかし、目視検品を行うスタッフも数量の確認間違いや商品の確認間違いを起こすこともあります。それを、最終的に確認してくれるのが、バーコードスキャンなのです。

 この目視検品にある程度時間をかけて、バーコードスキャンによる確認を行うことで、トータルピッキングを排除しても、正確な効率の良い発送作業ができるのです。

 なんとなく、バーコードスキャンの効果はわかっていただいたと思いますが、ただ単純にバーコードスキャンすれば良いというものでもありません。現場の作業ラインやスタッフの配置がとても重要なのです。

 

3)バーコードスキャンをいつのタイミングでやるかが重要


バーコードスキャンに取り組んでも、確認の為のスキャン作業を作業ラインのどこで実施して、誰が行うのかがとても重要だと考えてます。物流の作業現場では、この作業ラインの組み立てと適正なスタッフの配置がとても重要になります。

弊社でのEC物流の作業順番は、ほとんどが下記のようになります。

  1. 受注業務
  2. 帳票作成(送り状、納品書、ピッキングリスト、その他)
  3. 帳票セット
  4. ピッキング
  5. 目視検品
  6. バーコードスキャン
  7. 梱包
  8. 発送ログ送信、作業漏れ確認
  9. 発送
  10. 出荷報告

ここでは、上記の項目の中の4〜7をどのように考えて、作業ラインを組みながら作業を行っているかを説明します。

ピッキングは、スタッフのスキルに依存し過ぎると大量の出荷ラインの構築は難しいと思います。どんな感じで作業をやってもらうほうが良いかというと、ピッキングは「間違うかも知れないけど、なるべくピッキングのリストどうりにお願いね」って感じでスタッフに作業を行ってもらいます。バーコードスキャン画像.jpg

例えば、「ピッキングを絶対に間違うな」って作業を行わせると、ピッキング業務に必要以上に時間がかかります。かと言って間違いが少ないかというと時間をかけて慎重にピッキングを行っても間違いが少なからず発生しやすいのです。

本当は、ピッキング作業は間違いのない作業をしてくれたほうが良いのですが、どんなに長く働いているベテランの人でも、大なり小なりピッキングミスは起こします。

間違うことを前提に、次の目視検品という検品作業を行います。

この目視検品を行うスタッフは誰でも良いというわけでなく、ある程度のスキル(商品の事や業務の全体を把握している)を持ったスタッフが行います。このスタッフの配置がとても大事なんです。

目視検品を行うスタッフさんは、商品の間違いやバーコードラベルの間違い、数量の間違いなどを発見する最初の砦になります。たまにサプライヤー(商品供給者)さんがバーコードラベルを間違えて納品されることがあります。当然、入庫処理のときに確認はするのですが、大量に入荷してきた際に、その中に数個混載されていると見逃すこともあります。例えばアパレル商品だとMサイズなのにLサイズとか。

目視検品作業では、この間違いを見つけたりすることもあったり、数量の取り間違いを見つけたりすることもあります。数量の確認は目視検品においては、とても重要です。なぜかと言いますと、バーコードスキャンの際にスキャンするのは、ピッキングを行った個々の商品バーコードです。同一商品を5個送るときに、バーコードチェックでは同一商品を5個スキャンする必要があるのですが、もし4個しかピッキングされていなくても一度スキャンした商品をもう一度スキャンしてしまうと5個ピッキングしたことになるのです。

このスキャン時のスキャンミスを発見するために、目視検品は必要な作業となります。

ピッキング後に目視検品が終了して、いよいよバーコードスキャンになります。

バーコードスキャンの方法として、発送する際の問合せ番号(ヤマト運輸、佐川急便などの)に梱包する商品バーコードを関連づけた方法になります。(詳しくは、この後の5、6をご覧ください)

スキャンは梱包前に行うのが効率的で作業性がとても良いのですが、現場の作業ロケーションをしっかり作る必要性があります。ただ闇雲にスキャンを行うだけでは不十分で作業場ロケーションをしっかりつくることが大切です。作業場のロケーションは、固定型のロケーションより変動型のロケーションのほうが、後々の業務の量や在庫の量に対して柔軟に対応できるので変動型ロケーションが良いと思ってます。

作業場のロケーション作りの考え方や方法は、「現場リーダーの思考法」をご参考にしてください。

                                → 現場リーダーの思考法はこちら。

 

変動型ロケーション作りで、弊社にとって欠かせないマテハン機器は下記です。

移動型作業代.jpg

◇移動型作業台

 

大きさが会議テーブルの約2台分ありますが、キャスター付なので移動が簡単にできて作業場所を選びません。梱包作業のみならず、いろんな作業も行える便利な作業台です。ただし、座って行う作業に適してません。

 

移動型棚.jpg

◇移動式棚

 

よく倉庫の整理棚に使われるのに、固定式の棚が多いですが、これは移動が簡単にできるキャスター付の棚です。出荷頻度の少ない在庫商品の保管やピッキングした商品の置き場に適してます。

 

 

直線ローラー.jpg

◇直線式ローラー

 

このローラーもキャスター付なので、梱包後の商品を流したり、コンテナのデバンニングの際にとても便利なローラーです。

 

 

クネクネローラー.jpg

◇クネクネローラー

 

勝手にクネクネローラーと呼んでますが、直線式ローラーとの組み合わせで作業効率が上がる優れものです。作業スペースに応じて柔軟に対応しやすく便利です。

 

 

 

このようなマテハン機器を利用しながら作業量や作業スペースに応じてた作業ロケーションを組み立てていきます。

少し話が外れましたが、ピッキング後のバーコードスキャン作業は、梱包直前に実施するのがベストだと考えています。

詳しい作業ロケーションの組み立て方の内容は、「現場リーダーの思考法」の中をご覧ください。

                                 → 現場リーダーの思考法はこちら。

 

4) 入庫〜出荷までのログデータの重要性


出荷の精度を保つ為に、出荷時に行われているバーコード検品について話してきました。

入庫や出荷の際にバーコード検品を行うと、検品のログデータが蓄積されます。

入庫や出荷のログは、どんな時に利用するかというと、

  • たな卸し時に在庫が机上在庫と合わないときの精査
  •  

定期的に実施しているたな卸しにて、実数と机上在庫の差異が少なからず発生することがあります。差異が発生したときは、もう一度実数の確認を行うのですが、それでも判明しないときは、このログデータが役にたちます。在庫数は、入庫数−出荷数なので、この入庫ログデータと出荷ログデータの見直しが必要です。よくあるのが、入庫時の処理に入庫数を入力間違いすること。クライアントさんによっては、入庫前日に入庫予定数の数量をシステムに入庫処理するケースがあります。(クライアントさんの要望で)

ところが、入庫当日の入庫数と入庫予定数に差異がでるケースがあります。そんなときは入庫処理時に、システムの予定数を入庫実数に修正するのですが、修正間違いや修正忘れが発生することが稀にあります。そんなときに原因の調査に役に立つのが、入庫ログデータ。入庫ログデータは、入庫商品に対しての入庫スキャンの結果なので、入庫ログとクライントさんからの入庫予定数、入庫時の納品書の数量を調査します。

  • エンドユーザーさんへ発送後に、”商品が入ってなかった”や”違う商品が入っていた”などのクレームに対応するための調査のため
  •  

発送後に届いた商品を開けてみると、商品が1点入ってなかったなどのクレームが発生することがあります。原因はさまざまで、例えば商品到着後に、家族の人が中身の商品を既に使用していたなどがあります。しかし、ほとんどが詳しく調査をしないまま、エンドユーザーさんに”入ってなかった”と言われると、再発送するのが現状です。そんな時に役に立つのが、発送ログデータ。発送ログは、梱包の直前にスキャンを行いながらの検品なので、かなり高い確率での発送時の証拠となります。以前、あるクライアントさんの発送作業で、商品不足のクラーム時に、このログデータをご報告して、購入者さんにお詫びのついでに倉庫の方では発送時にこのようなログが残っていますと伝えたところ、「よく探したらありました」との結果に。

 

の2点が主な利用目的になります。

それでは、ログデータがどのようなものかを、一部ご紹介いたします。

【発送ログデータサンプル】

発送ログデータ.jpg

一番左の”伝票番号とログ問い番”が発送するときの宅配伝票番号です。ユーザー名は、弊社のクライアント名。

@の商品番号は、在庫時の商品JANコード。

Aの取込日は、発送する際の検品前のデータをいつ取り込んだかの日にち。

Bの消しこみは、出荷時の検品スキャンを終了したかどうかの消しこみ結果。

C、Dは検品スキャン時の日にちと時間。設定によっては、時間は秒まで設定可能です。上記のサンプルは分までの設定。1108は11時8分。

 

5)パートスタッフでも簡単に使いこなせる


弊社が、キーエンス製のバーコードを選んだ理由は、

・日々の業務に誰でも使いこなせること。

多彩な検品業務に適用でき、外注のシステム会社に頼らずに済むこと。

・通信速度が速いこと。

が主な理由です。

そして、とても大切なのが、現場スタッフの視点で使い易いかどうかが重要です。

この大切なことを考慮しないで、外注にシステム開発を依頼したが、現場では使えない例もあります。

弊社はクライアント様毎にシステム開発(アクセスベース)をしてクライアント様には、喜んでいただいていますが、同時に弊社の運用も社員スタッフのみならず、パートスタッフでも帳票出力、バーコード検品セットなどを行います。

バーコード検品の準備のみで、約1分ぐらい必要ですが、とても簡単に行えます。

下記にて、実際の準備の動画をUPしましたので、ごらんください。

(※ 再生までに約40秒ほどかかることがございます。)

 

  

いかがでしょうか?

この作業は、パートスタッフが行ってます。

ボタンを押して、約1分の内のほとんどの時間が取り込むための待ち時間です。

弊社では、このしくみをつくれるスタッフを常駐させているのが強みですが、現場のスタッフが使い易いかどうかを、とても重要視しています。

そういった点では、キーエンス製のバーコードリーダーは使い勝手でとても良いのです。

次は、キーエンス製のバーコードリーダーについてになります。

 

6)意外と簡単、キーエンス製リーダーのしくみづくり


 ここでは、弊社にてキーエンスを利用するにあたり、どのように構築しているかを説明してみます。

キーエンス製のバーコードリーダーは、プログラムとセットとなっているので、中身さえ理解すれば意外と簡単にしくみづくりができたりします。

何が大事かというと、大きく2つしかありません。

1:何を目的に

2:現場の作業効率と現場目線

この2つを抑えていないと、構築しても現場では使い勝手が悪く、非効率という状況になっていたりします。

ましてや、システム会社へのプログラム構築は、かなり現場目線や効率化などの作業の考え方を理解していないと外注は難しいと思います。(食品の賞味期限管理などをする場合以外は、2次元バーコードも必要ありませんので、要注意です。)

  • 「何を目的に」かというと、発送の際の出荷間違いを発見するためだけ。

ほとんどが、このことのみを念頭においてバーコードチェックの発想となるのですが、いざバーコード検品の仕組みをシステム会社に外注しようとすると、目的が少しづつずれてきて、折角費用をかけてつくったバーコード検品が現場では使い物にならない(手間が生じる)という現象が多いのです。

なぜ?このようなことになるかというと、システム会社との窓口が現場のマネジメントに長けている人でないことが多く、外注するほうの担当者も目的が「すごい仕組みをつくってやろう」になってくるようです。”折角、費用をかけたのだから”が、頭のなかに残り目的が”外注して構築したプログラムがすごいもの”になってしまうようです。(これでは、現場では使えないことが多い) システム会社の方は、プログラムをつくることは得意ですが、現場の効率化やどんなスタッフ(スキルをもった)が働いているのかまで、考えて構築してくれません。システム会社さんからの提案も過去のプログラムの事例をもとにした提案がほとんど。ましてや、その事例が自社にマッチングするかなんて考えてないことが多く、その事例もプログラミングの内容においては、システム会社さんの自慢の一品みたいな感じなのです。その内容を聞いて、外注するほうも凄いなあと関心してしまい目的からずれてくるのです。

必要もないのに2次元バーコードにしてしまうのも、そのようなことが原因であるのは無きにしも非ず。

 

6)-2 それでは、弊社がどのように構築しているか・・・。


どのように弊社が構築して、現場で利用しているかを説明していきます。

下記の5つの項目の順番に説明となります。

 

 

 

  • バーコードチェックにおけるチェック項目の考え方
  • ここでは、出荷の際のバーコードチェックのしくみの考え方を説明してみます。

    まず、バーコードチェックを機械的に行うにあたり、必ず抑えておこないといけない事は何でしょうか?

    目的は、”発送ミスを防ぐ”ですから、

    • ピッキング後の商品アイテムが正しいか?
    • ピッキング後の商品個数が正しいか?
    • 発送するための送り状(佐川急便、ヤマト運輸など)が正しいか?
    • 発送の際に同梱する納品書などが正しいか?

    になると思います。この4点が最終的に「間違いがない」と確認できれば良いということなんです。

    要するに、商品のJANコード、送り状の問合せ番号、納品書のJANがうまく連動した検品の仕組みになればOKとなります。

     

    【 もう少し作業の流れにそって間違いの可能性をみてみます 】 

     ここでは、帳票管理、ピッキングから発送するまでの個々の業務における間違いの可能性を調べてみます。

    作業の流れは、

    1. 帳票出力(送り状、納品書、その他)
    2. 帳票セット
    3. ピッキング
    4. 目視検品
    5. バーコード検品
    6. 梱包
    7. 出荷

    が、主な流れになります。

     

     1)帳票出力

     基本的に、クライアント様の出荷データを取り込んでの帳票出力となります。なので、出荷時のバーコード検品においてのリスクは発生しません。

     

    2)帳票セット

    納品書やピッキングリストは、弊社が構築するクライアント様ごとの在庫管理システムに取り込んだ順番帳票セット.jpgになって出力されます。送り状も弊社のシステムからCSVデータとして、抽出されるのですが、この時点では帳票と同じく取り込んだ順番になってます。この抽出されたデータに住所などの不備(市町村合併による)などがあると、佐川急便、ヤマト運輸の送り状発行機では、修正が必要になります。

    修正をすると、修正した送り状がはじめの方や後のほうに出てくるので、並び順に多少のずれが生じます。

     

    帳票セットずみ.jpg

    ピッキング前のセットの準備には、名前などのチェックを入れながら作業を行うのですが、所詮ひとの行う作業です。間違いが無いとも限りません。

     

    リスクとして、セット間違いの可能性があるのです。

     

     

    3)ピッキング

    ピッキングの作業は、ピッキングリストにもとづき、品番と数量を正しくピッキングすること。

    なので、納品書や送り状の入れ間違いが仮に発生したとしても、ピッキングの作業ではスタッフが気付くことは困難になります。

    リスクとしては、商品、数量のピッキングミスがひとつ。そして、もうひとつが2)におけるセットの間違いに気がつかないがあります。

     

    4)目視検品

    目視検品は、ピッキングされた商品のアイテムや個数が正しいかを確認することが主になります。

    当然、目視検品時に、送り状や納品書を見るスタッフもいますが、出荷量が多い時などは、軽視されがちです。目視検品で大事なことは、商品のアイテムや個数が正しいかを確認することなので仕方がありません。

    ここにおいてのリスクは、目視検品ミス。そして、2)におけるセット作業の間違いに気付けないになります。

     

    5)バーコード検品

    目視検品が終了して、いよいよバーコード検品になります。

    ここでは、ピッキングされたJANコードをきちんと打ちもれさえしなければOKとなります。

    ただし、リスクとしては、同一商品を複数個ピッキングした際に、ピッキングにて不足していても同一商品なので、JANの読取にエラーが生じないことが考えられます。(例えば同一商品を3個なのに2個しかピッキングしてなく、同一商品2個のJANを3個読取してしまう場合)

     

    6)梱包

    ここでは、1)から5)をきちんと行われたものを梱包するのみなので、作業の流れのロケーションがとても大事になってきます。折角、きちんと検品してもロケーション次第で、最終の梱包時にイレコなどのミスが発生し易くなります。

     

    上記の1)〜6)の中で、バーコードチェックにおいてキーになるのが、

    ・送り状の番号、 ・商品JAN  ・納品書のJAN

    となるのが分かります。

     

    バーコードチェックの読取手順は、

    @送り状番号 A商品JAN B納品書JAN のみとなっています。

    イメージとして、送り状の問合せ番号に、商品JANと納品書JANがリンクするようにシステム構築しています。

     

  • 利用の為の環境設定
  • ここでは、弊社の倉庫内で、どのように環境設定しているかを説明してみます。

    ラン環境フロー.jpg

    こんな感じで設定しています。

    アクセスポイントさえ設置してしまえば、必要となるのは、

    ・キーエンスのプログラムメニューの構築方法を覚えること

    ・プログラムメニューとクライアントごとのシステムを上手く連携するシステム構築(アクセスベース)を行うこと

    の2点です。

     

  • 作成までの手順 その1)キーエンス製バーコードのプログラムを知る
  •  ここでは、キーエンスを利用するにあたり、弊社がどのように構築しているかを、キーエンスの付属プログラムをベースに簡単にご紹介します。

    テンプレート形式なので、中身がわかってしまうと簡単です。

     

    1)アプリケーションビルダーを開きます。

    アプリビルダー.jpg

     2)メニューを開きます。ここでは、「検品、ピッキング」。

    アプリビルダー2.jpg

     

     3)レイアウト設定

    メニュー設定3.jpg

     

     4)通信設定・・・通信方法を選びます。

    画面設定4.jpg

     

    5)端末の画面設定 

    端末設定5.jpg

     

    6)IPアドレス設定・・・ここで端末のIP設定により端末を認識させます。

    IP設定6.jpg

     

    7)検品メニュー設定

    検品メニュー9.jpg

     

    8)転送にて終了・・・上記の設定情報を端末に転送して終了。

    転送設定7.jpg

     

  • 作成までの手順 その2)プログラムに合わせるためのシステム構築(アクセスベース)
  • 端末に付属のしくみだけでは、効率よく他のスタッフ(例えばパートさん)が利用しやすいものができません。弊社では、アクセスによる受け皿敵なシステムを通過させることによって、使いやすく利用しています。

     

    ◇このシステムに検品のためのデータを持たせたり、検品後のログを返信(インポート)して対応します。

    中継アクセス8.jpg

     

     

    〇このシステムから「端末への受信」への指示後に、端末に検品の為のデータを取り込みます。

    マスター受信.jpg

     

    端末にデータを取り込んだ後は、出荷作業になります。

     

  • 最後の検品データの戻しが重要
  • 端末にて検品が終了しても、この時点では終了ではありません。

    最後に必ず行うのが、検品ログの戻しによる確認になります。

    広い倉庫内で作業を行うわけですから、ピッキングリストを棚に置き忘れたりすることが発生します。

    仮にバーコードによる検品をきちんと行っても、すべての出荷が行われていなければ本末転倒となってしまいます。

    この出荷漏れを防ぐために、弊社ではポイント4にあるシステムが需要な位置づけになるのです。

     

    下記の「ログインポート」の右に赤字にて「端末からログを必ず送信すること」が終了のルールとなっています。

    検品ログ取込12.jpg

     

    上記にて、送信されたログデータは、クライント毎やログ返信なしごとなど閲覧可能です。

    ここでは、あるクライントのログデータを参考まで。

    発送ログ.jpg

    作業を行った作業日と時間がログデータには残ります。

    消しこみの列にてチェックが入っていなければ、未作業となります。仮に未作業が発生したとしても、このデータを弊社のクライント毎のシステムに返信すれば、どの注文者が作業されていないかも把握できます。

     

     

    ※ネットワーク環境とキーエンス製端末、アクセス構築できるスタッフの方がいれば、簡単に作業性がよく、スタッフが使い易いバーコードチェックのしくみ構築が可能です。このレベルであれば、しくみを構築するためにシステム会社さんへ外注は必要ありません。

    もし、同業者さんの方で興味がある方は、お問合せいただければ、相談にのります。

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